اصول الإدارة
الفصل السادس
وهو الاطار العام الذى بمقتضاه يتم رسم سلوك جميع الافراد بالمنظمة . وبناءا عليه فان الهيكل التنظيمى هو الاطار العام الذى يحدد السلطات والاختصاصات مع ايضاح خطوط الاتصال
وينقسم الهيكل التنظيمى الى عدد من المستويات يشكل كل منها أفراد ذو مهارات وقدرات مختلفة بحسب المسئوليات ويوضح الشكل الاتى الهرم التنظيمى
ليس هناك تنظيم امثل يصلح لكل المنظمات وفى كل الاوقات . وفيما يلى نعرض اهم العوامل ذات التأثير على الهيكل التنظيمى ويمكن تقسيم هذه العوامل الى ثلاث مجموعات :ـ
تحدد اهداف المشروع نوعية الاعمال التى يتعين تأديتها فى التنظيم حيث أن تلك الاعمال هى التى تشكل الاساس الذى سيتم عليه بناء التنظيم وتكون اهداف طويلة الاجل وقصيرة الاجل .
تؤثر البيئة الخارجية للمشروع على نوعية التنظيم ومن بين اهم هذه المتغيرات العوامل الاقتصادية والتكنولوجيا والسياسية والاجتماعية والثقافية والدولية فى المجتمع.
تعد الموارد المتاحة للمنظمة المالية والبشرية من اهم العوامل المؤثرة فى التنظيم فمثلا نوعية الاشخاص العاملين ومؤهلاتهم وخبراتهم
توجد عدة مداخل لبناء الهياكل التنظيمية وهى
ويرى هذ المدخل ان اكثر الهياكل التنظيمة كفاءة وفعالية هى تلك المكتوبة والملزمة وذات الاجراءات القانونية ومثال ذلك النموذج البيروقراطى الذى يعتمد على الهيكل الرسمى والقانونى والذى يعطى سلطات واسعة متدرجة من اعلى حتى اسفل المنظمة
ويؤكد هذا المدخل فى بناءا الهياكل التنظيمة على اهداف الفاعلية الاقتصادية وكذلك رضا العاملين ، فالتنظيم الذى يسمح بمزيد من مشاركة المرؤسين فى اتخاذ القرارات سوق تحقيق ذيادة فى الانتاجية وترفع من رضا العامبين الوظيفى
يرى هذا المدخل ان أفضل طريقة لبناء الهيكل التنظيمى هى فحص وتحليل البيئة المحيطة بها حيث يتم تفضيل هياكل تنظيمية التى تعكس بيئتها
ان مستوى وطبيعة التكنولوجيا التى تعتمد عليعا المنظمة فى عملياتها تؤثر بشكل كبير فى البيئة التنظيمية لها. وقد قسم احدى رواد هذا المدخل المنظمات الصناعية الى ثلاث مجموعات
وهناك اسس كثيرة يمكن استخدامها فى تجميع اوجه النشاط وهى :ـ
مزايا وعيوب الهيكل التنظيمى
| المزايا | العيوب |
| تنمية المهارات المتخصصة حيث تقدم على مبدأ التخصصتسهيل عملية التنسيق لكل نشاطخفض نفقات التدريب ومراقبة الاداءالاستفادة من الخبرات المشتركة بين العاملين والادارةيسهل ايجاد افضل الطرق لحل المشاكل الفنيةالاقتصاد فى الموارد والاستخدام الامثل للموارد المتاحةالبساطة والوضوح وسهولة الفهم | تركيز الاداء على مهام روتينيةضعف نظام الاتصالات بين الاقسامظهور صراعات مجال التطويرتحليل فرص ترقية الموظفين الى مناصب ادارية اعلىتركيز الاهتمام بالقسم الخاص وليس بالمنظمة ككلتميل الى المركزية بسبب الحاجة الى التابط والتنسيق بين الوحدات التنظيمية |
2) التقسيم على اساس المنتج
مزايا وعيوب التقسيم على اساس المنتج
| المزايا | العيوب |
| ذيادة التركيز على الهدف من كل منتجذيادة اعتماد الاقسام على نفسها واستغلال كامل طاقتهالايتطلب عمليات تنسيق معقدةتسهيل عمليات تخطيط الانتاج والرقابةتسهيل نحديد تكاليف وايرادات كل نوع من المنتجاتتوفير فرص لنمو وتوزيع المنتجاتيسمح للاستخدام الجيد للمعرفةتدريب الافراد على ارتقاء المناصب الادارية العليا | لايمكن الاستفادة من خصم الكمية عند الشراء اذ كان كل قسم يقوم بمشترياته التى تخصهتكرار نفس الجهود والخدمات اللازمة لكل منتج مما يزيد من تكلفة الانتاجضعف الاتصالات بين الوحداتيحتاج هذا الهيكل الى عدد كبير من الموظفينصعوبة الرقابة والتنسيق على المستوى الكلى للمنظمة |
3) التقسيم على اساس العمليات والمراحل
الهيكل التنظيمى على اساس العمليات
مزايا وعيوب التنظيم على اساس العمليات
| المزايا | العيوب |
| تجنب الاستثمار الوذدوج فى المعدات والالاتامكانية تطوير الادارة وتنمية الافرادتحقيق درجة عالية من الرقابة والتنظيمالاستفادة من مزايا التخصيص وتقسيم العملتحقيق التوازن بين المراحل بين مايضمن تدفق الانتاج | ظهور الحاجة لتطوير المديرينقد تستخدم الشركة تقنية عالية غير قابلة للتقسيم بصورة اقتصادية على الاقساماستقلال الاقسام قد يسهل كل العمل المطلوب بتطوير الانتاج الا انه قد يؤدى الاستقلال فى الاقسام الى ان يكون تنسيق علاقات العمل وتطوير الانتاج صعبا |
4) التقسيم على اساس العمل
الهيكل التنظيمى على اساس العمل
مزايا وعيوب التنظيم على اساس العملاء
| المزايا | العيوب |
| يسمح باستخدام المعرفة المتخصصة والمرتبطة بكل نوع من العملاءزيارة مهارة الموظفين فى التعامل مع فئة معينة من العملاءشعور العملاء بالرضا لاهتمام المنظمة بتلبية متطلباتهمتحديد واضح لمسئولية كل قسمالاستجابة السريعة لمتغيرات العملاءدعم الخدمات المقدمة للعملاءسهولة تقيم اداء كل منطقة فى ضوء مبيعاتها وعملائهاخفض مشكلات التنبوء وتقدير الطلب | احتمالات ظهور طاقات عاطلة من القوى العاملة خلال فترات انخفاض الطلبصعوبة تنمية الافراد فى غير التخصص الوظيفى لنوعية العملاءصعوبة التنسيق على مستوى المنظمة ككلتحمل اعباء تكاليف اعلى نتيجة تكرار الجهود المتخصصة فى كل قسمصعوبة توزيع الموارد |
5 ) التقسيم على اساس الجغرافى
الهيكل التنظيمى على الاساس الجغرافى
مزايا وعيوب التنظيم على اساس جغرافى
| المزايا | العيوب |
| سرعة اتخاذ القرارات نظرا لعدم المركزيةالمام المديرين بخصائص ومتطلبات كل منطقةتوفير خدمات سريعة وبتكاليف اقل لسكان كل منطقةتسهيل التنسيق على مستوى المنطقة الجغرافيةيتيح فرصة كبيرة لتدريب المديرينالاستفادة من المزايا التى قد توجد فى المنطاق المحلية مثل وفرة المواد الخام السوق التسويقى الجيد رخص العمالة | صعوبة وضع سياساتا عامة لكافة المناطقصعوبة التنسيق بين المناطق الجغرافية من ناحية وبين المركز الرئيسى من ناحية اخرىصعوبة رقابة الادارة العليا ارتفاع تكاليف الادارةوجود تكرار فى الجهود المتخصصة فى كل منطقة جغرافية تغطيها عمليات المنظمةحاجة المناطق الى اعداد من كل تخصص قد لاتكون متوفرة |
6 ) التقسيم المصفوفى ( المركب)
الهيكل التنظيمى المصفوفى
مزايا وعيوب التنظيم على اساس المصفوفى
| مزايا | عيوب |
| – القابلية للتكيف والاستجابة للتغير – يشجع الافراد على المشاركة فى حل المشكلات – توافر المعلومات بشكل اكثر لعدد اكبر من الافراد | – ارتباك الافراد نظرا لتعدد رؤسائهم مما يخلق صعوبة فى الدور – يحتاج هذا التصميم الى مديرين على درجة عالية من المهارة فى الاتصال |
والسؤال الآن كيف يمكن المفاضلة بين الاسس السابقة ؟
الاجابة : ليست هناك طريقة نموذجية او مثلى للتنظيم تصلح لكافة المنظمات وفى كل الظروف ، حيث اختيار اساس معين يتوقف على طبيعة النشاط ، وطريقة انجازه والموارد والامكانات المتاحة ، ومستووى التكنولوجى المستخدم ، ةوالظروف البيئية الداخلية والخارجية المؤثرة .
10- التنظيم الالكترونى :
أ – المفهوم :
هو اطار لتوزيع واسع السلطة والمهام والعلاقات الشبكية الافقية التى يحقق التنسيق فى كل مكان من اجل انجاز الاهداف المشتركة لاطراف التنظيم حيث انه يتعامل مع مديرين وعاملين ( الكترونيين ) فى داخل المنظمةفمع الانترنت يتم التحويل من التنظيم التقليدى الى التنظيم الالكترونى ( الشبكى الواسع )
ب – خصائص التنظيم الالكترونى :
1 ) التنظيم الشبكى : يتميز التنظيم الالكترونى بانه تنظيم شبكى اى عبارة عن تنظيم مرن للاتصال والتعاون بين الافراد ويتميز التنظيم الشبكى بثلاثة انواع من الشبكات وهى :
أ – الشبكات الرسمية : وهى التى تتكون من اسام ومستويات وظيفية تعمل على مهمة واحدة او مهمام محددة
ب ـ الشبكات الغير رسمية : وتتكون من افراد متعاونين يتصلون مع بعض بشكل غير رسمى ويتقاسمون المعلومات لغرض حل المشكلات على اساس معرفتهم وخبراتهم الشخصية
ج ـ الشبكات الالكترونية : وتقوم على تشبيك من خلال البريد الالكترونى وذلك لمساعدة المديرين على تبادل رسائل المعلومات
2 ) ان الانترنت تحقق التشبيك الفائق بين العاملين عن طريق الشبكة الداخلية وتؤدى الى سرعة الاتصالات فى كل مكان فى المنظمة
3 ) ان الانترنت يؤدى الى تغيرات مهمة فى قوة العمل مما ينعكس بشكل عميق على التنظيم
4 ) ان الانترنت يجعل المنظمة اكثر شفافية وانفتاحا على العملاء الذين يصبحون جزءا مشاركا فى الشركة بدون حواجز تنظيمية من الرسمية او التقسيم الادارى
انتهى الفصل السادس مع اطيب التمنيات بالتوفيق والنجاح
588